Darbinieku atlases privātuma politika

 
 
1. Mērķis
AS ”Air Baltic Corporation” (turpmāk – airBaltic) ir svarīgi nodrošināt personas datu aizsardzību. Darbinieku atlases privātuma politika atzīst personu ("kandidāti"), kuras piesakās uz vakancēm airBaltic vai jebkurā no tās meitasuzņēmumiem, tiesības uz savas personas informācijas privātumu saskaņā ar piemērojamiem privātumu regulējošiem normatīvajiem aktiem.
 
2. airBaltic
Šīs privātuma politikas ietvaros, ja vien nav skaidri norādīts citādi, atsauces uz airBaltic ietver :
 
AS “Air Baltic Corporation”, reģistrācijas numurs: 40003245752, adrese: Mārupes rajons, Lidosta Rīga,  Tehnikas iela 3, LV-1053, Latvija;
SIA "Air Baltic Training", reģistrācijas numurs: 40103272422, adrese: Mārupes rajons, Lidosta Rīga,  Pilotu  iela 6, LV-1053, Latvija;
AS “Aviation Crew Resources”, reģistrācijas numurs: 40103587651, adrese: Mārupes rajons, Lidosta Rīga,  Pilotu iela 6, LV-1053, Latvija;
SIA “Baltijas Kravu Centrs”, reģistrācijas numurs: 40003458674, adrese: Mārupes rajons, Lidosta  Rīga, Ziemelu iela 18, LV-2167, Latvija.
 
3. Personīgās informācijas iegūšana.
 airBaltic var iegūt šādu informāciju kā daļu no darbā atlases procesa:
 
personisko informāciju, kas iegūta no fiziskām personām (ieskaitot, kandidātus), kuri  interesējas par darbu airBaltic, ieskaitot kontktinformāciju, informāciju, kas iegūta no jebkādu aplikāciju rīkiem, kurus kandidāts izmantojis, vai informāciju, kas savākta atlases procesa laikā, kā piemēram, kandidātu aizpildīto testu rezultāti;
izglītības un ar darba pieredzi saistītu informāciju, ko kandidāts ir publicējis sociālajos tīklos un/vai tīmekļa vietnē (kā piemēram, Linkedin vai citos);
personisko informāciju, ko ir sniegusi cita persona par Jums, kā piemēram, kad airBaltic darbinieks Jūs iesaka kā potencionālu kandidatu kādai no vakancēm. Šādā gadījumā mēs varam apstrādāt informāciju, lai saiznātos ar Jums un noskaidrotu, vai Jūs esat ieinteresēts piedalīties kādā no atlases procesiem noteiktām vakancēm. Ja Jūs nevēlaties, lai mēs ar Jums sazinātos, tad mēs izdzēsīsim Jūsu kontaktinformāciju, kas iegūta no citas personas.
 
Jūsu kopējā personīgā informācija, veselības informācija un sensitīva informācija ir attiecināmi kā “Jūsu informācija”.  AirBaltic atlases procesa laikā lūdz kandidātiem sniegt informāciju, kas ir tieši attiecināma uz atleses procesu.
 
AirBaltic ir pakļauta dažādiem piemērojamiem normatīvajiem aktiem, īpaši tiem, kas attiecas uz aviācijas nozari (piemēram, Aviācijas likuma 57.1 pants un Ministru kabineta noteikumi Nr. 829 paredz pienākumu veikt darbinieku iepriekšējās darbības pārbaudes un veikt citus pasākumus pirms darbinieku pieņemšanas darbā). Tāpēc mēs varam apstrādāt noteiktu informāciju, lai nodrošinātu atbilstību tiesību aktiem, piemēram, varam apstrādāt datus, lai veiktu iepriekšējās darbības pārbaudi, varam apstrādāt informāciju par kriminālsodāmību un noteiktiem administratīviem sodien saskaņā ar tiesību aktu noteikumiem, varam veikt iepriekšējo darba devēju atsauksmju pārbaudi un/vai varam pārbaudīt informāciju par izglītību un studijām. 
 
AirBaltic var lūgt Jums sniegt informāciju par veselību vai sensitīvu informāciju tikai tad, ja tam ir pamatots juridisks iemesls un pamat (piemēram, attiecībā uz noteikta veida vakancēm informācijai par veselību ir izšķiroša nozīme darba atbilstības novērtēšanā, kā to reglamentē likums un/vai aviācijas nozares standarti).
 
Gadījumā, ja Jūs mums sniedzat informāciju par citu personu (piemēram, atsauksmju sniedzēji), lūdzu, pirms dalāties ar mums ar šo informāciju pārliecinaties, ka Jums ir šo personu piekrišana tam, ka sniedzat mums minēto personu personas datus. Mēs paļaujamies uz to, ka visi personas dati, ko esat mums sniedzis, ir iegūti likumīgā veidā un attiecīgais datu subjekts ir tam piekritis.
 
4. Kā airBaltic izmanto “Jūsu informāciju” un to tiesiskie pamati
AirBaltic izmantos “Jūsu informāciju”, lai airBaltic varētu izskatīt Jūsu kandidatūru un atbalstītu atlases procesu. AirBaltic var izmantot Jūsu informāciju arī statistikas mērķiem, bet tikai anonimizētā veidā. 
 
Visus datus uzglabās un apstrādās airBaltic pilnvarotas personas, lai atbalstītu personāla atlases procesu. Jūsu informācija tiks apstrādāta personāla atlases nolūkos, tai skaitā, bet ne tikai lai sazinātos ar Jums, pārbaudītu Jūsu iepriekšējās darbības pieredzi un ieteikumus no darba devējiem; novērtētu piemērotību, atbilstību un kvalifikāciju veicamajam darbam; pieņemtu darbā, pārbaudītu sniegtos datus un informāciju; organizētu tikšanās un intervijas; Informācija var tikt apstrādāta, lai noslēgtu ar Jums darba līgumu, ja personāla atlases procesa rezultātā kandidāts tiek pieņemts darbā.
 
AirBaltic var arī piedāvāt organizēt intervijas attālināti, izmantojot dažādus pieejamos risinājumus, piemēram, intervijas Microsoft Teams platformā, ko nodrošina Microsoft (privātuma paziņojumi par Microsoft Teams ir pieejami: Microsoft privātuma politika) vai arī Willow platformā (Willow platformas privātuma saistības jūs varat atrast šeit: Willo privātuma politika).
 
Īpašās situācijās, organizējot interviju/sanāksmi attālināti, mēs varam piedāvāt intervijas/sanāksmes ierakstīt Microsoft Teams vai citā līdzīgā airBaltic izmantotajā risinājumā. Lūdzu, ņemiet vērā, ka mēs Jūs par to informēsim iepriekš, un Jums ir tiesības iebilst pret ieraksta veikšanu. Mēs neveiksim tikšanās/intervijas ierakstīšanu, ja Jūs pret to iebildīsiet.
 
Ja neiebildīsiet pret attālinātas tikšanās/intervijas ierakstīšanu, lūdzu, ņemiet vērā, ka mēs šos ierakstus dzēsīsim kopā ar un tādos termiņos, kādos dzēšam visu pārējo atlases procesā apstrādāto dokumentāciju.
AirBaltic nodrošinās, ka Jūsu datus apstrādā tikai ierobežots skaits darbinieku, kas ir iesaistīti atlases procesā.
 
AirBaltic neizmantos “Jūsu Informāciju” nekādiem citiem mērķiem (izņemot šajā politikā minētos), ja vien nebūs saņēmuši Jūsu iepriekšēju piekrišanu vai, ja šādu apstrādi to pieprasa vai atļauj likums.
 
Datu apstrādes tiesiskais pamats ir leģitīmā interese nodrošināt un organizēt personāla atlases procesu un pieņemt darbā darbiniekus uz pieejamajām vakancēm, kā arī atsevišķas datu apstrādes pamatā ir piemērojamo normatīvo aktu prasības (piemēram, Aviācijas likums uzliek airBaltic pienākumu veikt noteiktus pasākumus personāla atlases laikā, piemēram, veikt iepriekšējās darbības pārbaudi un veikt citus pasākumus, kas nepieciešami, lai izpildītu likumā noteiktās saistības).
 
Dažas apstrādes darbības ir nepieciešamas, lai noslēgtu un sagatavotu darba līgumu, piemēram: personas identifikācija, pieprasot uzrādīt derīgu personu apliecinošu dokumentu, informācijas iegūšanai par bankas kontu, uz kuru tiks pārskaitīta alga un citi šim nolūkam nepieciešamie dati.
 
Pastāv specifiska apstrāde, kas balstās uz Jūsu piekrišanu, piemēram, ja Jūs piesakāties vakancei vai, ja nav aktīvas vakances jomā, kas Jūs interesē, mēs varam piedāvāt Jums iespēju uzglabāt Jūsu datus (kas var būt gan kontaktinformācija, gan CV un motivācijas vēstule un citi atlases dokumenti (ja tādi ir)) pie mums 2 gadus vai citu termiņu, kas norādīts konkrētās piekrišanas tekstā, lai apsvērtu Jūsu kandidatūru citām vakancēm airBaltic un tās meitasuzņēmumos. Tā ir Jūsu brīva izvēle, un tikai ar Jūsu piekrišanu mēs uzglabāsim Jūsu CV, motivācijas vēstuli un citus personāla atlases dokumentus (ja tādi ir) uz minēto laiku. Pēc šī perioda beigām mēs izdzēsīsim vai anonimizēsim Jūsu datus, ja vien Jūs nebūsiet devis jaunu piekrišanu papildu periodam vai ja mēs nebūsim Jūs pieņēmuši darbā uz kādu amatu. Turklāt, pamatojoties uz Jūsu piekrišanu, mēs varam nosūtīt Jums informāciju uz Jūsu kontaktinformāciju par brīvajām vakancēm. Lūdzu, ņemiet vērā, ka Jūs jebkurā brīdī varat mainīt savu lēmumu.
 
Ja piekrišanas derīguma termiņa laikā Jūs nolemjat atsaukt piekrišanu, dzēšot datus (CV un motivācijas vēstuli un citus darbā pieņemšanas dokumentus (ja tādi ir)) no mūsu uzskaites, lūdzu, nosūtiet mums ziņu uz careers@airbaltic.com, norādot savu prasību atsaukt piekrišanu un dzēst datus. Pēc tam, kad būsim saņēmuši Jūsu pieprasījumu un spēsim Jūs identificēt, ka esat persona, par kuru uzdodaties, mēs dzēsīsim dokumentus no saviem ierakstiem. Piekrišanas atsaukšana neietekmē apstrādes likumību, kas balstīta uz piekrišanu pirms tās atsaukšanas.
 
Ja mums ir nepieciešamība apstrādāt īpašas kategorijas personas datus (piemēram, informāciju par veselību), lai novērtētu Jūsu piemērotību darbam, tad informējam, ka mēs apstrādājam šādus datus saskaņā ar VDAR 09. panta 2. punkta b) apakšpunktu, kas atļauj apstrādāt šādus datus, ja tas ir nepieciešams, lai izpildītu pārziņa vai datu subjekta pienākumus un īstenotu konkrētas tiesības nodarbinātības un sociālās drošības un sociālās aizsardzības tiesību jomā.
 
Gadījumos, kad likums uzliek AirBaltic pienākumu pieprasīt, lai darbiniekiem būtu derīgs COVID19 vakcinācijas/pārslimošanas vai testēšanas sertifikāts saskaņā ar piemērojamiem normatīvajiem aktiem, šādu datu apstrādes tiesiskais pamats ir piemērojamo normatīvo aktu prasības saskaņā ar Vispārīgās datu aizsardzības regulas (ES) 679/2016 9. panta 2. punkta i) apakšpunktu, kas atļauj apstrādāt īpašas kategorijas datus, ja tas ir nepieciešams sabiedrības interešu dēļ - sabiedrības veselības jomā, piemēram, lai aizsargātu pret nopietniem pārrobežu veselības apdraudējumiem vai nodrošinātu augstus veselības aprūpes kvalitātes un drošības standartus.
 
5. Datu saņēmēju kategorijas
Mēs esam ieviesuši dažādus rīkus un pakalpojumus, lai atbalstītu mūsu sadarbību un darbā pieņemšanas procesu. Tāpēc mēs varam izpaust Jūsu datus šādām datu saņēmēju kategorijām:
 
5.1. mēs varam izpaust Jūsu datus partneriem, kas sniedz mums šādus pakalpojumus - IT pakalpojumus un atbalstu un atlases procesa pakalpojumus un atbalstu;
5.2. mēs varam izpaust personas datus attiecīgajām iestādēm likumā noteiktajos gadījumos un kārtībā;
5.3. mēs varam izpaust Jūsu datus tīmekļa vietnes pakalpojumu sniedzējiem, ar kuriem esam noslēguši līgumu, lai nodrošinātu tīmekļa vietnes darbību, kurā Jūs ievadāt savus datus, lai pieteiktos vakancei;
5.4. izņēmuma gadījumos mēs varam izpaust Jūsu personas datus konsultantiem un juristiem;
5.5. mēs varam vērsties pie personām atsauksmju iegūšanas nolūkā; mūsu ierastā prakse ir tāda, ka mēs lūdzam kandidātu norādīt atsauksmju sniedzējus atsauksmju sniegšanas nolūkā. Gadījumā, ja Jūs norādiet atsauksmju sniedzējus, lūdzu, pārliecinieties, ka Jums ir šo personu piekrišana par viņu kontaktinformācijas nodošanu airBaltic.
 
Mūsu partneriem vienmēr ir pienākums pienācīgi aizsargāt Jūsu personīgo informāciju un apstrādāt to saskaņā ar mūsu līgumos un tiesību aktos noteiktajiem norādījumiem.
Lūdzu, ņemiet vērā, ka gadījumā, ja personas dati tiek pārsūtīti ārpus Eiropas Savienības vai Eiropas Ekonomikas zonas, mēs piemērojam datu aizsardzības pasākumus, kas paredzēti ES Vispārīgajā datu aizsardzības regulā Nr. 679/2016 (turpmāk - VDAR), un lūdzam arī mūsu partnerus ievērot šādas prasības, piemēram, Microsoft savos privātuma paziņojumos (tos varat atrast šeit: Microsoft paziņojums par konfidencialitāti) norāda, ka datu pārsūtīšanu aizsargā Eiropas Komisijas apstiprinātās standarta līguma klauzulas. Savukārt datu pārsūtīšanu uz Apvienoto Karalisti aizsargā Eiropas Komisijas apstiprināts lēmums par aizsardzības līmeņa pietiekamību.

6. Jūsu tiesības un piekļuve datiem
Informējam, ka saskaņā ar spēkā esošajiem normatīvajiem aktiem, nosūtot pieprasījumu airBaltic, Jums ir šādas tiesības:
 
- piekļūt saviem personas datiem (saņemt savu personas datu kopiju un pieprasīt datu apstrādes mērķi un pamatojumu);
- iebilst pret savu personas datu apstrādi, ja tās pamatā ir leģitīmās intereses (piemēram, iebilst pret attālinātas intervijas ierakstīšanu, ko izņēmuma gadījumos var piedāvāt airBaltic. Šādā gadījumā Jūs varat iebilst saziņā ar mūsu personāla atlases speciālistiem, un jebkurā gadījumā Jūs vienmēr varat adresēt savu pieprasījumu gdpr@airBaltic.com , norādot apstrādi, pret kuru iebilstat);
- atsaukt piekrišanu (piemēram, ja esat piekritis, ka airBaltic 2 gadus glabā Jūsu atlases dokumentus (CV, motivācijas vēstuli un citus atlases dokumentus/datus, ja tādi ir), Jūs jebkurā brīdī varat mainīt savu lēmumu, nosūtot pieprasījumu uz careers@airbaltic.com, kā arī jūs vienmēr varat vērsties arī pie mūsu datu aizsardzības speciālista gdpr@airBaltic.com ). Ņemiet vērā, ka piekrišanas atsaukšana neietekmē apstrādes likumību, kas balstīta uz piekrišanu pirms tās atsaukšanas.
- Tiesības uz datu labošanu (mainīt savu kontaktinformāciju, iesniegt aktuālo informāciju izmaiņu gadījumā);
- Tiesības tikt aizmirstam un pieprasīt datu dzēšanu (pieprasīt dzēst Jūsu informāciju no mūsu datubāzēm saskaņā ar piemērojamajos normatīvajos aktos noteikto apjomu). Informējam, ka mēs varam turpināt uzglabāt informāciju, lai celtu, īstenotu vai aizstāvētu juridiskas prasības, kā arī citos gadījumos, kas noteikti piemērojamajos normatīvajos aktos. Mēs rūpīgi izskatīsim katru pieprasījumu un īstenosim Jūsu tiesības tikt aizmirstam attiecībā uz informāciju, kas būtu izdzēšama saskaņā ar GDPR.
- ierobežot personas datu apstrādi (Jūs varat mums lūgt neizmantot noteiktu informāciju par Jums, piemēram, ja esat iesniedzis informāciju, kas kāda iemesla dēļ ir nepareiza (piemēram, kļūda dokumentos, mums sniegtajā informācijā), Jūs varat mums lūgt neapstrādāt nepareizo informāciju, līdz brīdim, kad Jūs mums sniedzat pareizos datus);
- uz datu pārnesamību (saņemt informāciju par sevi, ko esat mums sniedzis, un lūgt nodot šo informāciju citam pārzinim, ja tas ir tehniski iespējams);
- ja Jums ir kādas aizdomas, iebildumi vai sūdzības par airBaltic veikto personas datu apstrādi, aicinām Jūs vērsties pie mums, rakstot ziņu uz gdpr@airBaltic.com, un mēs rūpīgi izskatīsim šo jautājumu un veiksim pasākumus, lai pēc iespējas ātrāk atrisinātu radušos jautājumus. Neskatoties uz to, datu subjektiem vienmēr ir tiesības iesniegt sūdzību arī uzraudzības iestādei (Latvijas Republikā tā ir Latvijas Republikas Valsts datu inspekcija - Datu valsts inspekcija).
 
Atkarībā no tā, kādai informācijai vēlaties piekļūt, var tikt piemērotas dažas autentifikācijas prasības (mēs varam lūgt iesniegt papildus ziņas), lai airBaltic varētu pārliecināties, ka esat īstā persona, par kuru uzdodaties. 
 
7. Drošība un uzglabāšana
AirBaltic veiks pasākumus saskaņā ar piemērojamiem normatīvajiem aktiem, lai nodrošinātu, ka “Jūsu Informācija” ir aizsargāta pret ļaunprātīgu izmantošanu, zaudēšanu, neatļautu piekļuvi, pārveidošanu un izpaušanu.
Vispārējā kārtība paredz, ka mēs glabāsim Jūsu personas datus, līdz būsim izpildījuši datu apstrādes mērķi/nolūku.
 
Šajā sakarā, nosakot datu apstrādes un glabāšanas laiku, mēs piemērojam šādus kritērijus:
7.1. mēs apstrādājam/glabājam datus līdz nolūka izpildei;
7.2. laiks,  kas nepieciešams, lai nodrošinātu darbā pieņemšanas procesu, un 4 (četrus) mēnešus pēc darbā pieņemšanas projekta slēgšanas, ja vien nepastāv cits juridisks pamats ilgākai datu glabāšanai (piemēram, piekrišana datu glabāšanai 2 gadus citiem darbā pieņemšanas projektiem). Minētais 4 mēnešu termiņš ir pamatots ar Darba likumā noteiktajiem noilguma termiņiem un laiku, kas nepieciešams prasības izskatīšanai;
7.3. laiks, kas nepieciešams, lai nodrošinātu apstrādi, kuras pamatā ir Jūsu piekrišana. Ja piekrišana tiek atsaukta, apstrāde, kas pamatojas uz šādu piekrišanu, tiek pārtraukta;
7.4. laika periods, kas noteikts piemērojamajos normatīvajos aktos. airBaltic ir dažādu normatīvo aktu subjekts, kas nosaka stingrus pienākumus, kā arī daži no tiem nosaka laika periodu, kurā informācija ir jāuzglabā;
7.5. laika periods, kāds nepieciešams, lai aizsargātu likumīgās intereses, tostarp laika periods, kas nepieciešams, lai izskatītu un atrisinātu strīdu vai prasību, kā arī laika periods, kas nepieciešams, lai pierādītu, ka ir veikta atbilstoša apstrāde un veikti atbilstoši pasākumi (tostarp, lai būtu pierādījumi, ko iesniegt attiecīgajām kompetentajām iestādēm, ka airBaltic ir izpildījusi savas likumīgās saistības).
 
Pēc šī perioda airBaltic dzēsīs vai anonimizēs Jūsu datus un izmantos anonimizēto informāciju statistikas vajadzībām.
 
Strīda gadījumā vai pieprasījuma/pretenziju gadījumā no iestāžu puses, mēs paturam tiesības glabāt datus ilgāku laiku, līdz strīds tiek atrisināts un/vai līdz mēs varam izpildīt iestādes pieprasījumu vai atrisināt strīdu ar iestādi.
 
8. Kontaktinformācija
Mēs rūpīgi strādājam, lai aizsargātu Jūsu personas datus un nodrošinātu personas datu apstrādes pārredzamību. Tomēr, ja rodas kādas problēmas vai jautājumi par datu apstrādi, lūdzu, sazinieties ar mūsu datu aizsardzības speciālistu. Mēs atbildēsim uz Jūsu jautājumiem par Jūsu informācijas izmantošanu airBaltic. Jūs varat sazināties ar datu aizsardzības speciālistu, nosūtot e-pastu uz gdpr@airbaltic.com.
 
Ja rodas jautājumi saistībā ar atlases procesu, lūdzu, sazinieties ar airBaltic Talantu piesaistes un attīstības nodaļas vadītāju, rakstot uz e-pastu: careers@airbaltic.com).
 
Mūsu darbības personas datu aizsardzības jomā uzrauga Latvijas Republikas Datu Valsts Inspekcija. Pirms vēršaties pie viņiem pēc padoma vai ar sūdzību, aicinām Jūs sazināties ar mūsu datu aizsardzības speciālistu (gdpr@airBaltic.com), lai iespējami ātrāk atrisinātu radušās neskaidrības.
 
Sazinieties ar mums:
 
Datu aizsardzības speciālists
AS Air Baltic Corporation
Mārupes rajons, starptautiskā lidosta Rīga
Tehnikas iela 3, Latvija
LV-1053
 
9. Dažādi
Darbinieku atlases politika ir piemērojama no 2022.gada 28.marta. AirBaltic laiku pa laikam ir tiesīgi mainīt šo politiku. 
 
AirBaltic var rīkoties ārpus šīs politikas tikai gadījumā, ja kādas likumiskas saistības uzliek airBaltic pienākumu veikt noteiktas darbības.